Программа "инфо-бухгалтер":

работа с документами.

(Продолжение. Начало см. В n 37 - 40).

В поле "цена указана с ндс" следует поставить значение "1", если нужно указать цены с ндс, в противном случае - значение "0".

Далее необходимо заполнить перечень отгружаемых товаров. Столбец n 2 таблицы отгружаемых товаров разделен на два поля. В верхнем поле "счет" указывается код счета отгружаемой продукции из плана счетов, в нижнем поле "наименование работ, услуг" - наименование отгружаемой продукции. Поле "наименование работ, услуг" заполняется в том случае, если пользователя не устраивает название счета отгружаемой продукции.

Например, счет "10/балки" имеет название "балки ж/б гост 76443-3456 по ост 4567 ту 235". Название счета вполне конкретное, поэтому не нужно заполнять поле "наименование работ, услуг". Счет "10/разн" имеет название "разные материалы". В этом случае не определено название материала, поэтому следует ввести в поле "наименование работ, услуг" название материала. Именно это название отгруженной продукции будет использовано при формировании таких документов, как "счет к счету-фактуре", "счет-фактура выписка (горизонтальная)" и "расходная накладная к счету-фактуре".

Столбец n 3 также разделен на два поля, где необходимо указать количество и единицу измерения отгружаемого товара. Далее следует ввести цену отгружаемого товара в рублях, ставки ндс и акциза в процентах. В качестве примера заполним три строчки в табл. 4.

Таблица 4.

Список товаров, входящих в группу "строительные материалы и оборудование". |--|-------------------|---------|------|------------| |n | Счет | кол-во | | ставка в % | |--|-------------------|---------|цена |-----|------| | |наименование работ,| ед. Изм.| | Ндс | акциз| | | услуг | | | | | |--|-------------------|---------|------|-----|------| |1 |10/армат | 12.0 |300.0 |20.0 | 0.0 | | |-------------------|---------| | | | | | | шт. | | | | |--|-------------------|---------|------|-----|------| |2 |10/балки | 20.0 |100.0 |20.0 | 0.0 | | |-------------------|---------| | | | | | | шт. | | | | |--|-------------------|---------|------|-----|------| |3 |10/разн | 2.0 |150.0 |20.0 | 0.0 | | |-------------------|---------| | | | | |бетонные плиты | шт. | | | | |--|-------------------|---------|------|-----|------|

После пересчета бланка должны появиться отчетные данные: "всего по счету: 5900.00", "в том числе ндс: 983.33", "в том числе акциз: -". При необходимости бланк сохраняется в архиве, а затем закрывается. Если нужно просмотреть или проверить данные по группе "строительные материалы и оборудование", следует открыть бланк "реестр выписанных групп товаров". Для этого необходимо, находясь в поле "номер группы товаров", нажать клавишу "f2" для вызова диалога "выбор группы товаров", выбрать группу товаров с кодом "стр" и нажать клавишу "enter". После пересчета в бланке "реестр выписанных групп товаров" отобразится список товаров с реквизитами, входящими в группу "строительные материалы и оборудование".

Выписка счета.

После занесения в базу данных всех необходимых групп товаров можно сформировать счет. Для этого следует открыть бланк "счет к счету-фактуре". Находясь в поле "поставщик", нужно нажать клавишу "m" ("f2") для вызова справочника организаций и выбрать название вашей фирмы из справочника организаций (вы в данном случае выступаете в качестве поставщика).

При необходимости можно заполнить поля "грузоотправитель" и "грузополучатель и адрес" и ввести номер счета в поле "счет n", дату выписки счета в следующем поле.

Далее следует перейти в поле "к группе товаров n". Для этого нужно нажать клавишу "m" ("f2") для вызова справочника групп отгружаемых товаров. Выбрать группу "строительные материалы и оборудование" и нажать кнопку "выбрать" диалога "выбор группы товаров".

Используя поле "плательщик", можно выбрать из справочника заказчика счета. Если нужный заказчик в справочнике отсутствует, то следует его добавить, нажав клавишу "r" ("f7").

При необходимости можно заполнить остальные поля ввода, затем пересчитать бланк и сохранить документ в архиве. Счет готов. Его можно распечатать.

Выписка счета-фактуры.

Существуют два способа выписки счета-фактуры:

на отгрузку продукции;

на полученный аванс.

Рассмотрим сначала первый, более простой, способ, когда авансов не поступало, откроем бланк "счет-фактура выписка (горизонтальная)" (рис. 18) и введем номер счета-фактуры в поле "счет-фактура": "1", дату выписки счета-фактуры: "01.09.99", а затем выберем группу отгружаемых товаров "строительные материалы и оборудование" с помощью справочника групп отгружаемых товаров, используя поле "номер группы товаров".

См. Бумажную версию.

Рис. 18. Бланк "счет-фактура выписка (горизонтальная)".

Если реализуется продукция по россии, то в поле "товар идет на экспорт" нужно ввести значение "0", в противном случае - значение "1".

Введем в поле "товар идет на экспорт" значение "0".

Используя поля "поставщик" и "покупатель", выберем c помощью справочника организаций поставщика и покупателя и укажем счет реализации продукции в поле "счет реализации (62/план/46)".

Если реализуется продукция или оказываются услуги, то следует выбрать субсчет счета 62/план/46, на котором должен иметься список покупателей, которым реализуется продукция или оказываются услуги. Если реализуются основные средства, то следует выбрать субсчет счета 62/план/47, а если прочие активы, то субсчет счета 62/план/48.

Заполним другие поля ввода и пересчитаем бланк. В процессе пересчета бланка для выбора выводится диалог "счет-фактура выписывается":

на аванс;

на отгрузку.

Выберем пункт "на отгрузку" и нажмем кнопку "ок" диалога "счет-фактура выписывается". При пересчете бланка также автоматически формируется хозяйственная операция по факту отгрузки продукции (табл. 5).

Таблица 5.

Список проводок по реализации продукции. |----------|----------|--------|--------------------------| | Дебет | кредит | сумма | пояснение | |----------|----------|--------|--------------------------| |62/план/46| 46/ндс20| 5900.00|реализация продукции | |----------|----------|--------|--------------------------| |46/ндс20 | 68/ндс | 983.33 |начисление ндс | |----------|----------|--------|--------------------------| |46/ндс20 | 10/армат| 1200.00|списание товара, материала| |----------|----------|--------|--------------------------| |46/ндс20 | 10/балки| 1000.00|списание товара, материала| |----------|----------|--------|--------------------------| |46/ндс20 | 10/разн | 144.48 |списание товара, материала| |----------|----------|--------|--------------------------|

после пересчета бланка при необходимости нужно сохранить документ в архиве и распечатать.

Рассмотрим способ выписки счета-фактуры на отгрузку продукции с учетом ранее полученного аванса.

При получении аванса предприятие должно выписать счет-фактуру на полученный аванс. Для этого необходимо в поле "счет-фактура" ввести номер счета-фактуры: "2", дату выписки счета-фактуры: "01.09.99", а затем выбрать группу отгружаемых товаров: "строительные материалы и оборудование".

В поле "к платежно-расчетному документу n" следует указать тип и номер документа авансовой оплаты, например "пп 368". Далее в следующих полях ввода необходимо указать дату и сумму полученного аванса: "01.09.99" и "5000.0", а в поле "ставка ндс на аванс" - ставку ндс на полученный аванс, например 20%.

Затем нужно заполнить остальные поля так же, как в предыдущем примере, и пересчитать документ. При появлении диалога "счет-фактура выписывается" следует выбрать пункт "на аванс". При выписке счета-фактуры на полученный аванс не формируются проводки. Документ сохраняется в архиве.

В счете-фактуре будет иметься единственная строчка: "получен аванс" на сумму 5000.0 рублей. После выписки счета-фактуры на полученный аванс в базе данных выписанных счетов-фактур сохраняется запись о факте получения аванса.

Для выписки счета-фактуры на отгрузку продукции с учетом полученного аванса необходимо выбрать из архива счет-фактуру n 2, которая была выписана на полученный аванс, и поместить его в бланк "счет-фактура выписка (горизонтальная)". Далее следует изменить номер счета-фактуры на номер "3", ввести дату выписки счета-фактуры, например "05.09.99", все остальные поля оставить без изменения.

При выводе диалога "счет-фактура выписывается" нужно выбрать пункт "на отгрузку". При выписке счета-фактуры на отгрузку продукции с учетом полученного аванса осуществляются проводки, указанные в табл. 6.

Таблица 6.

Список проводок по реализации продукции с учетом полученного аванса. |----------|----------|--------|-----------------------------| | Дебет | кредит | сумма | пояснение | |----------|----------|--------|-----------------------------| | 64 |62/план/46| 5000.00|сумма полученного аванса | |----------|----------|--------|-----------------------------| |62/план/46| 46/ндс20 | 5900.00|реализация продукции | |----------|----------|--------|-----------------------------| |46/ндс20 | 68/ндс | 983.33 |начисление ндс | |----------|----------|--------|-----------------------------| | 64 | 68/ндс | -833.33|зачет ндс на полученный аванс| |----------|----------|--------|-----------------------------| |46/ндс20 | 10/армат | 1200.00|списание товара, материала | |----------|----------|--------|-----------------------------| |46/ндс20 | 10/балки | 1000.00|списание товара, материала | |----------|----------|--------|-----------------------------| |46/ндс20 | 10/разн | 144.48 |списание товара, материала | |----------|----------|--------|-----------------------------|

документ сохраняется в архиве, а затем бланк закрывается.

Выписка расходной накладной.

Для создания расходной накладной следует открыть бланк "расходная накладная к счету-фактуре" и заполнить поля ввода, затем указать номер расходной накладной, дату выписки, ввести номер счета-фактуры и дату ее выписки, выбрать из справочника код группы отгружаемых товаров в соответствующих полях ввода.

Далее нужно заполнить остальные поля ввода и пересчитать бланк. Расходная накладная при необходимости сохранится в архиве.

Журнал учета выписанных счетов-фактур.

Контрольным документом, позволяющим просмотреть все выписанные счета-фактуры за период, суммы счетов, размеры оплаты и т.Д., Является бланк "журнал учета выписанных счетов-фактур" (рис. 19). Открыв этот бланк, необходимо в соответствующих полях ввода указать период, за который будут показаны все выписанные счета-фактуры, а также номер листа журнала учета выписанных счетов-фактур на начало периода, например период с 01.09.99 по 01.10.99 и номер листа "1" на начало периода. Далее следует пересчитать бланк.

См. Бумажную версию.

Рис. 19. Бланк "журнал учета выписанных счетов-фактур".

На данный момент в базе данных имеются три записи. Выписаны три счета-фактуры: два счета-фактуры на отгрузку продукции и один - на полученный аванс. По счету-фактуре n 1 оплаты еще не поступало, по счету-фактуре n 3 имеется частичная оплата - 5000.0 рублей.

Оплата по счету-фактуре.

По мере поступления оплаты за отгруженную продукцию используется бланк "приход-расход денежных средств" для занесения оплаты по выписанным счетам-фактурам.

Предположим, что заказчик полностью оплатил покупку по счету-фактуре n 1. В этом случае следует открыть бланк "приход-расход денежных средств", в поле "номер сч. Фактуры" ввести значение "1", в поле "тип, номер док-та" - значение "пп 445", в поле "дата док-та" - значение "02.09.99", в поле "сумма документа" - значение "5900". Затем нужно пересчитать документ, а при появлении диалога "оплату заносим в" выбрать пункт "книгу продаж".

Открыв и пересчитав бланк "журнал учета выписанных счетов-фактур", можно увидеть, что в соответствующем поле столбца "оплаченная сумма" появилась сумма 5900, которую оплатил заказчик по счету-фактуре n 1.

(Продолжение следует).

Р. Пристинский ооо "инфо-бухгалтер".