Документальное оформление и учет
в аптечных учреждениях.
Одним из документов, регламентирующих организацию и
ведение бухгалтерского учета в аптеках, является инструкция
по ведению первичного учета и составлению отчетности в
аптеках, состоящих на централизованном учете (приложение к
приказу минздрава ссср от 17.11.83 г. no 1325) (с
изменениями на 20.07.94 г.), В соответствии с которой в
аптеках учету подлежат: денежные средства, товары, тара,
основные средства, малоценный и быстроизнашивающийся
инвентарь, строительные материалы и другие ценности,
взаимные расчеты, затраты труда и расчеты по заработной
плате, личный состав, трудовые книжки и др.
Ведение бухгалтерского учета обеспечивают следующие
материально ответственные лица:
а) заведующие аптекой, его заместители, заведующие
отделами и их заместители - товаров, тары, вспомогательных
материалов;
б) заведующие аптекой и заведующие отделами -
оборудования, инвентаря, спецодежды, топлива, горючего,
строительных материалов и других основных средств и
ценностей;
в) кассиры или лица, уполномоченные заведующим аптекой
принимать деньги от покупателей за проданные товары, -
наличных денег;
г) заведующие киосками, аптечными пунктами - наличных
денег, товаров, тары, инвентаря и других ценностей.
Оформление первичных документов должно осуществляться
в соответствии с положением о документах и документообороте
в бухгалтерском учете, утвержденным минфином ссср 29.07.83
г. no 105, другими нормативными документами, а также
ведомственными инструктивными указаниями.
Обязательными условиями ведения бухгалтерского учета в
аптеках являются:
своевременное оформление документов до начала или в
момент совершения хозяйственных операций;
соответствие документов формам, содержащимся в
альбомах унифицированных форм первичной учетной
документации, при этом документы, форма которых не
предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой
составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и
денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за
совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Приказом министерства здравоохранения ссср от 8.01.88
г. no 14 "об утверждении специализированных
(внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета
для хозрасчетных аптечных учреждений" утверждены краткие
указания по применению и заполнению специализированных
(внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета,
в соответствии с которыми необходимо учитывать следующее:
ъдддддддддддддддддддддддддддддвдддддддддддддддддддддддддддддї
і штамп приемки (форма no ап- і при приемке товаров на і
і 1) і экземпляре і
і і сопроводительного і
і і документа, который остается і
і і у материально і
і і ответственного лица и в і
і і дальнейшем прилагается к і
і і товарному отчету, і
і і проставляется штамп і
і і приемки, который хранится у і
і і руководителя аптекой і
і і (магазином) і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і акт об установленном і акт об установленном і
і расхождении в количестве и і расхождении в количестве и і
і качестве при приемке товара і качестве при приемке товара і
і (форма no ап-2) і составляется приемной і
і і комиссией в тех случаях, і
і і когда установлены і
і і недостача, бой, брак и і
і і порча товаров. Все і
і і реквизиты акта должны быть і
і і заполнены четко и і
і і разборчиво, так как он і
і і является документом, на і
і і основании которого і
і і предъявляют претензии и і
і і иски о возмещении излишне і
і і уплаченных сумм. і
і і Акт составляется в трех і
і і экземплярах. Первый і
і і экземпляр направляется в і
і і вышестоящую организацию или і
і і арбитраж как документ, і
і і обосновывающий иск. Второй і
і і экземпляр прилагается к і
і і приемному акту и вместе с і
і і реестром приходных і
і і документов передается в і
і і бухгалтерию для учетных і
і і записей и последующего і
і і хранения в архиве, а третий і
і і экземпляр предназначен для і
і і поставщика и вручается его і
і і представителю (если он і
і і участвовал в приемке) или і
і і пересылается по почте в і
і і качестве приложения к і
і і претензионному письму і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і приемная квитанция (по і применяется в аптеках и і
і приему лекарственного і аптечных пунктах для учета і
і растительного сырья от і и расчетов за принятое от і
і населения) (форма no ап-4) і населения лекарственное і
і і растительное сырье. і
і і Квитанция выписывается і
і і лицом, ответственным за і
і і заготовку лекарственного і
і і растительного сырья, в трех і
і і экземплярах. Первый і
і і экземпляр является і
і і основанием для выдачи денег і
і і из кассы и служит і
і і одновременно расходным і
і і кассовым ордером, второй - і
і і прилагается к отчету і
і і материально ответственного і
і і лица, третий - выдается і
і і заготовителю і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і товарный отчет і товарный отчет составляется і
і (мелкорозничной і материально ответственными і
і сети) (форма no ап-24) і лицами аптечных пунктов, і
і і киосков и т.Д., і
і і Подчиненными аптеке, в двух і
і і экземплярах - не реже і
і і одного раза в месяц для і
і і аптечных пунктов, для і
і і киосков и отделений - за і
і і декаду, половину месяца і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і товарный і товарный отчет составляется і
і отчет і всеми материально і
і (форма no ап-25) і ответственными лицами і
і і аптек, магазинов, отделов, і
і і складов, баз. Отчеты і
і і представляются регулярно с і
і і установленной і
і і периодичностью. В аптеках, і
і і магазинах в приходной части і
і і отчета записываются все і
і і документы, которыми і
і і оформляется поступление і
і і товаров, тары и т.Д. і
і і (Счету, накладной или і
і і товарно-транспортной і
і і накладной и т.Д.). К і
і і Товарному отчету аптеки, і
і і магазина прилагается реестр і
і і движения денежных средств, і
і і инкассации выручки. В і
і і расходной части отчета і
і і сумма реализации і
і і указывается на основании і
і і подсчета кассовых чеков и і
і і сверяется с показателями і
і і счетчиков кассовых і
і і аппаратов. Здесь же на і
і і основании документов і
і і указывается сумма наличных і
і і денег, сданная в кассу, в і
і і банк, на почту или старшему і
і і кассиру. Другие виды і
і і расходов (отпуск товаров в і
і і порядке внутренней і
і і переброски, отпуск лечебным і
і і учреждениям, отпуск і
і і лекарств больным некоторых і
і і категорий, списание по і
і і актам, справкам и т.П.) і
і і Отражаются на основании і
і і соответствующих документов і
і і по каждому документу і
і і раздельно. і
і і Товарный отчет в отделах і
і і складов, баз составляется і
і і по реестрам приходных и і
і і расходных документов по і
і і итогам каждого дня, а также і
і і по результатам і
і і инвентаризации, накладным і
і і на внутреннюю переброску и і
і і сдачу лекарственных средств і
і і для их анализа. і
і і Графы отчета і
і і "вспомогательные і
і і материалы", "топливо", і
і і "лекарственное растительное і
і і сырье", а также оборотная і
і і сторона формы "отчет о і
і і движении тары" не і
і і заполняются. і
і і Отчет составляется в двух і
і і экземплярах. Первый і
і і экземпляр отчета вместе с і
і і документами передается в і
і і бухгалтерию под расписку на і
і і втором экземпляре, і
і і остающемся у материально і
і і ответственного лица. При і
і і обнаружении ошибки в отчете і
і і бухгалтер делает і
і і соответствующие і
і і исправления, которые должны і
і і быть подтверждены і
і і материально ответственными і
і і лицами. Исправления і
і і переносятся на второй і
і і экземпляр отчета. На і
і і оборотной стороне товарного і
і і отчета в аптеках, і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і і магазинах отражают движение і
і і тары. Допускается і
і і составление отчета о і
і і движении тары на отдельном і
і і листке. Он составляется и і
і і представляется одновременно і
і і с товарным отчетом. В і
і і отчете о движении тары і
і і показываются остатки тары і
і і на конец отчетного периода і
і і по отдельным ее видам. і
і і Суммарные итоги в отчете о і
і і движении тары должны і
і і совпадать с і
і і соответствующими итогами в і
і і товарном отчете. і
і і В отчете по движению тары і
і і для сокращения времени по і
і і его составлению і
і і наименования отдельных і
і і видов тары и учетные цены і
і і на нее могут быть внесены в і
і і бланк типографским способом і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і акт результатов і акт результатов і
і инвентаризации (рознично- і инвентаризации составляется і
і аптечного учреждения) і в целом по аптеке, і
і (форма no ап-48) і магазину, а также по і
і і каждому отделу (в і
і і необходимых случаях - по і
і і каждому материально і
і і ответственному лицу). Акт і
і і результатов инвентаризации і
і і составляется по данным і
і і бухгалтерского учета (графа і
і і "числится по данным учета") і
і і на основании і
і і инвентаризационных описей і
і і (графа "фактические остатки і
і і по описи"), расчетов і
і і естественной убыли (графа і
і і "начислено естественной і
і і убыли по нормам"). і
і і Остальные показатели і
і і определяются і
і і инвентаризационной і
і і комиссией совместно с і
і і работниками бухгалтерской і
і і службы. і
і і К акту прилагаются расчеты і
і і размеров естественной і
і і убыли, а в необходимых і
і і случаях - объяснения і
і і материально ответственных і
і і лиц. і
і і После составления и і
і і подписания акт со всеми і
і і подтверждающими его і
і і документами направляется на і
і і утверждение і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і рецептурный журнал (форма і журнал ведется в розничных і
і no ап-65) і аптечных учреждениях с і
і і небольшим объемом работы і
і і для учета индивидуально і
і і изготовленных лекарственных і
і і средств бесквитанционным і
і і методом. і
і і В графе 2 "номер рецепта" і
і і указывается нумерация і
і і рецептов по порядку с і
і і начала рабочего дня і
і і (смены), а в конце рабочего і
і і дня (смены) подсчитываются і
і і итоги по графе 2 і
і і "количество рецептов" и по і
і і графе 5 "стоимость і
і і лекарства" і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і журнал учета рецептуры і журнал составляется аптекой і
і (форма no ап-71) і на основании подсчета і
і і корешков квитанций на і
і і заказанные лекарства, і
і і итоговых данных і
і і рецептурного журнала и і
і і кассовых чеков на готовые і
і і лекарственные средства в і
і і конце рабочего дня (смены) і
і і одной строкой. і
і і В журнале ежемесячно і
і і подсчитываются итоги и і
і і скрепляются подписями і
і і руководителя и главного і
і і бухгалтера аптечного і
і і учреждения і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і отчет аптеки (форма no ап- і отчет аптеки составляется і
і 72) і по истечении отчетного і
і і периода, но не реже одного і
і і раза в месяц, в двух і
і і экземплярах и передается с і
і і приложенными к нему і
і і документами в бухгалтерию і
і і вышестоящей организации в і
і і установленные сроки. і
і і После проверки и і
і і утверждения второй і
і і экземпляр отчета і
і і возвращается в аптечное і
і і учреждение і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і стеллажная карточка (форма і карточка составляется в і
і no ап-73) і отделах хранения склада, і
і і базы в одном экземпляре на і
і і каждую поступившую партию і
і і медицинских товаров и і
і і служит контрольным і
і і документом по реализации і
і і лекарственных средств в і
і і соответствии со сроками і
і і годности і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і сопроводительный і сопроводительный і
і (упаковочный) лист (форма і (упаковочный) лист і
і no ап-95) і составляется при отправке і
і і товаров почтой, железной і
і і дорогой, автомобильным, і
і і водным и воздушным і
і і транспортом или другими і
і і средствами транспортных і
і і организаций. і
і і Сопроводительный і
і і (упаковочный) лист і
і і составляется в двух і
і і экземплярах, один из і
і і которых (первый экземпляр) і
і і передается транспортной і
і і организации, а второй і
і і экземпляр возвращается в і
і і отдел экспедиции вместе с і
і і квитанцией по отправке і
і і грузов і
ідддддддддддддддддддддддддддддіддддддддддддддддддддддддддддді
і упаковочный вкладыш (форма і форма применяется при і
і no ап-98) і упаковке товаров в ящики, і
і і контейнеры, мешки и т.Д., і
і і Заполняется в двух і
і і экземплярах. Один экземпляр і
і і кладется в упаковку, второй і
і і - прилагается к накладной, і
і і которая остается у і
і і грузоотправителя і
адддддддддддддддддддддддддддддбдддддддддддддддддддддддддддддщ
кроме того, необходимо учитывать требования других
нормативных документов, таких, как:
федеральный закон от 21.11.96 г. no 129-фз "о
бухгалтерском учете" (с изменениями от 23.07.98 г.);
Положение о бухгалтерском учете и отчетности в
российской федерации (утверждено приказом минфина россии от
26.12.94 г. no 170);
методические указания по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств (утверждены приказом минфина россии
от 13.06.95 г. no 49) и др.
В названных документах определены основные требования
к ведению бухгалтерского учета. В частности, указано, что
регистры бухгалтерского учета предназначены для
систематизации и накопления информации, содержащейся в
принятых к учету первичных документах для отражения на
счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных
книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде
машинограмм, полученных при использовании вычислительной
техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и
иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах
бухгалтерского учета в хронологической последовательности и
группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского
учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в
регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица,
составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна
обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета
должно быть обосновано и подтверждено подписью лица,
внесшего исправление, с указанием даты исправления.
(Продолжение следует)
с.А. Лидина, аудитор
 |
