(Продолжение. Начало см. В n 44, 46, 48).

Зависимость качества внешней отчетности от состояния

внутрипроизводственного учета и контроля.

Результаты производственно-хозяйственной деятельности

предприятия формируются главным образом в его внутренних

подразделениях (производствах, цехах и на участках), поэтому

исключительно важное значение имеет состояние

внутрипроизводственного учета и контроля на данном

предприятии.

В свою очередь не может быть надежного, достоверного

учета и контроля при отсутствии должного порядка в

организации поступления, хранения и использования

материальных ценностей, при отсутствии трудовой дисциплины,

четкого распределения трудовых обязанностей и точного

отражения вклада каждого работника в достижение конечных

производственных результатов. Следовательно, необходимо

обеспечить три важнейших условия хозяйственной деятельности,

о которых человечеству известно с незапамятных времен, -

меры, веса и счета.

Например, при получении сырья и материалов на склад

предприятия должны быть произведены их замер, взвешивание и

пересчет. На ряде предприятий при въезде на их территорию

установлены автомобильные или вагонные весы. Груженый

автомобиль или вагон взвешивают два раза - при въезде и

выезде, в результате чего определяется разница между весом

груженого и порожнего транспортного средства, которая с

достаточной степенью точности представляет собой вес

доставленного груза. К сожалению, подобные весоизмерительные

устройства существуют далеко не везде. Более того, около 30

лет назад на одном из калининских машиностроительных

предприятий новые автомобильные весы были порезаны автогеном

на куски и сданы в качестве металлолома. Руководство этого

предприятия можно было понять: за отсутствие автомобильных

весов еще никого не наказывали, а вот за невыполнение плана

по сдаче металлолома карали самым строгим образом, штрафуя и

предприятие, и его руководителей. Таковы были издержки

прежней административно-командной системы, когда

осуществлялось выполнение плана любой ценой.

Поступившие материальные ценности принимаются на так

называемое ответственное хранение. Заведующий складом (или

кладовщик) после того как убедится, что фактическое

количество полученных материальных ценностей соответствует

данным сопроводительных документов, выписывает приходный

ордер вручную или посредством персонального компьютера,

после чего данные о приходе заносятся на карточку складского

сортового учета, хранящуюся в картотеке склада или в памяти

компьютера.

В случае обнаружения недостачи, порчи и других изъянов

поступивших материальных ценностей составляются

соответствующие акты и оформляются претензии к поставщикам

или транспортным организациям, выполнявшим перевозку грузов,

для последующего возмещения недостачи или ущерба.

Однако немаловажное значение имеет то, как

организовано хранение материалов на складах и специальных

площадках. Недопустимо, когда материалы, комплектующие

изделия и полуфабрикаты, отличающиеся гигроскопичностью,

корродирующие вследствие атмосферных воздействий, чутко

реагирующие на изменения температуры, хранятся под открытым

небом. Бывают случаи, когда черные металлы хранятся не на

специальных бетонированных площадках, а прямо на земле, не

говоря уже об отсутствии какого-либо навеса.

Признаком правильной организации складского хранения

материалов может служить четкий порядок на складе, когда все

одноименные материалы находятся в одном месте, часто

потребляемые - ближе к выходу, с тем чтобы экономить силы и

время на их складирование и отпуск в производство. Помещение

склада не должно быть захламлено, проходы должны быть

свободными. Разумеется, нефтепродукты следует хранить в

отдалении от других складов и зданий предприятия - на

складе гсм.

Кроме того, склады должны быть оснащены исправными

весоизмерительными приборами, а также средствами

пожаротушения.

Практика свидетельствует, что нередко пожары на

складах возникают не только из-за неисправности

электропроводки или халатности складских работников, но

также из-за стремления скрыть образовавшуюся недостачу

материальных ценностей по причине халатности или прямых

хищений.

Материалы, хранящиеся россыпью, должны находиться в

специальных емкостях, а таким строительным материалам, как

гравий, щебень, при хранении следует придавать правильную

геометрическую форму, например форму конуса. Кирпичи,

строительные блоки должны быть уложены таким образом, чтобы

при измерении высоты, ширины и длины укладки можно было

правильно определить их количество.

Соблюдение всех этих требований придает надежность

учетным данным, а также результатам проводимых

инвентаризаций.

В практике ряда зарубежных предприятий нашел

применение метод непрерывной (перманентной) инвентаризации.

В отличие от разовых инвентаризаций, проводимых обычно не

чаще одного раза в год, непрерывная инвентаризация

проводится на протяжении всего года. Ежедневно небольшая

комиссия из 3 -5 работников, включая бухгалтеров

материального отдела и кладовщиков, проверяет наличие 20 -50

наименований материальных ценностей, причем снятие остатков

происходит тогда, когда по какому-нибудь виду ценностей

остаток приближается к минимальному. Это облегчает

визуальный контроль, а также измерение, пересчет и

взвешивание остатков. Каждый раз при выявлении расхождений

между фактическими остатками и книжными (учетными) данными в

последние вносятся исправления, а вместе с тем

устанавливаются причины и виновники возникших недостач или

излишков.

На эту работу затрачивается лишь часть рабочего дня

членов инвентаризационной комиссии. Преимущества непрерывной

инвентаризации очевидны - это, во-первых, постоянный и

более строгий контроль бухгалтерии за порядком на складах и

ведением складского учета; во-вторых, все наименования

материальных ценностей за год проходят неоднократную

проверку (а дефицитные и дорогостоящие - еще чаще) и, в-

третьих, возникшие излишки и недостачи выявляются по горячим

следам, не дожидаясь проведения разовой инвентаризации в

конце года, когда в условиях обычной спешки неопытные члены

рабочих инвентаризационных комиссий совершают ошибки при

снятии остатков и ведении записей в инвентаризационных

описях. Кроме того, при проведении разовых инвентаризаций

нередко проявляется формальный подход: в инвентаризационных

описях заранее указываются книжные данные, и затем в

параллельных колонках записываются точно такие же данные в

качестве фактических остатков. Недостачи или излишки при

этом не могут быть обнаружены. Разумеется, доверять таким

данным нельзя. Среди материальных ценностей, используемых в

производстве, следует особо отметить малоценные и

быстроизнашивающиеся предметы (мбп). В большинстве это

средства труда (например, инструменты, производственный и

хозяйственный инвентарь), по существу не отличающиеся от

основных средств, за исключением стоимости (менее 100

минимальных заработных плат за единицу) или сроков службы

(менее одного года). К мбп относятся также спецодежда и

спецобувь.

На многих предприятиях мбп не только занимают

значительный удельный вес в общей стоимости оборотных

средств, но и играют важнейшую роль в производственном

процессе, например инструменты на машиностроительных

заводах. От порядка их хранения на центральном

инструментальном складе и от организации учета выдачи

инструментов в цеховых раздаточных кладовых зависит и

обеспечение нормального процесса производства, и экономия в

производственных затратах в части снашивания малоценного

инструмента.

Существенную часть материальных затрат на предприятиях

составляет потребление энергетических ресурсов

(электрической и тепловой энергии, воды, пара, сжатого

воздуха), причем рациональное использование этих ресурсов

приобретает возрастающее значение с точки зрения как их

экономии, так и экологии. Мы бедны не из-за нехватки

средств, а из-за нашей расточительности вследствие

отсутствия должного контроля за расходованием

производственных ресурсов. Если электросчетчиками наши

производства в основном обеспечены, то с измерением

потребления других энергетических ресурсов дело обстоит

хуже. Нередко расход воды, тепловой энергии определяется "на

глаз".

Контроль за использованием материалов в производстве

осуществляется при помощи так называемых лимитных или

лимитно-заборных карт. В карте, выписываемой на конкретное

наименование материалов, указывается месячный лимит отпуска

исходя из производственной программы цеха или подразделения.

В течение месяца отпуск материалов в пределах лимита

осуществляется беспрепятственно, но при исчерпании лимита

дополнительный отпуск производится, во-первых, на основе

сигнального документа (требования с цветной полосой по

диагонали или на бумаге отличного цвета) и, во-вторых, с

особого разрешения начальника отдела материально-

технического снабжения, директора или одного из его

заместителей. Причем по каждому случаю сверхлимитного

отпуска руководитель провинившегося подразделения должен

дать письменное объяснение.

Однако возможны случаи, когда лимитно-заборная карта

утрачивает свои контрольные функции. Например, месячная

производственная программа выполнена на 50%, а лимит

исчерпан на 80%. При кажущейся экономии налицо огромный

перерасход - на 60% (80 : 50 = 1,6).

В ряде производств, например строительном, мастера и

прорабы ежемесячно отчитываются по материальным затратам,

составляя так называемые материальные отчеты. В отчете

показываются остатки неиспользованных материалов на начало

отчетного месяца, затем к ним прибавляется поступление

материалов за месяц, вычитаются остатки материалов на конец

месяца, и таким образом исчисляется фактическое потребление

материалов за месяц, которое можно сопоставить с расходом по

норме и определить экономию или перерасход.

Некоторые особенности имеет контроль за использованием

тканей и листового материала (металлов, фанеры, плексигласа

и т. П.). ЗДесь используется метод партионного раскроя,

когда заранее определяется нормативный выход заготовок,

который затем сопоставляется с фактическим.

Рациональность расходования энергетических ресурсов и

различных вспомогательных материалов (лаков, красок и т. П.)

Определяется расчетным путем - посредством умножения

расхода по норме на единицу изделия или квадратный метр

поверхности и сравнения нормативного расхода в целом с

фактическим.

Все эти надежные и проверенные методы контроля за

использованием сырья, материалов, топливно-энергетических

ресурсов в производстве эффективны лишь в условиях

заинтересованности в этом самих работников предприятия.

Доля материальных затрат в себестоимости промышленной

продукции в среднем по стране составляет две трети, а в

отдельных отраслях доходит до 90 -95%. От достоверности

учета материальных затрат зависит в свою очередь реальность

цифр, публикуемых в отчете о прибылях и убытках, а также в

бухгалтерском балансе, где показываются материалы, мбп,

затраты в незавершенном производстве, готовая продукция и

товары отгруженные. Искажения и неточности в материальном

учете приводят к нереальности многих позиций в формах

годовой отчетности, так как обычно недостачи и потери

материальных ценностей стараются списать на затраты

производства.

Будущему инвестору не всегда удается получить доступ к

данным внутризаводского (так называемого управленческого)

учета. Однако посетить интересующее его предприятие под тем

или иным предлогом все-таки следует. Если инвестор увидит

отсутствие должной охраны территории завода и складов, забор

с многочисленными проломами и лазейками, рассыпанные повсюду

сырье и материалы, ржавеющие комплектующие изделия под

открытым небом, он может уже сделать определенные выводы. В

этом случае ни само предприятие, ни его акционеры или

другие инвесторы не могут рассчитывать на высокие дивиденды

или проценты.

Полезно также наблюдение за порядком и трудовой

дисциплиной. Если на предприятии заметно хождение работников

без видимой цели и нужды, постоянные перекуры и даже

появление работающих в нетрезвом виде, то ни о какой

экономии, высоком качестве продукции и росте

производительности труда не может быть и речи. Широко

известны случаи, когда на моторостроительных заводах болты в

моторы не ввинчивались, а вколачивались кувалдой, на

мебельных предприятиях шурупы в древесно-стружечные плиты

забивались молотком, после чего мебель рассыпалась.

Одним из способов контроля за соблюдением трудовой

дисциплины является учет явки на работу, осуществляемый либо

с помощью контрольных часов, либо посредством жетонной

системы или ведения табелей, в которых указывается

количество отработанных и неотработанных часов. Однако время

нахождения на территории предприятия еще не говорит о

рациональном использовании рабочего времени. На американских

предприятиях в дополнение к учету времени явки и ухода с

работы стали вести специальные документы - тайм-тикеты, в

которых отмечается время, непосредственно затраченное на

работу над изделием или заданием. Основой для оплаты труда

стали служить именно тайм-тикеты, благодаря которым можно

было определить и заработок рабочего (умножением часовой

тарифной ставки на количество отработанных часов), и сумму

трудовых затрат, относимую на конкретный заказ или вид

выполняемой работы. Одновременно осуществлялось сравнение

данных учета явки и ухода со сведениями, полученными на

основе тайм-тикетов. Значительные расхождения

свидетельствовали о непродуктивном использовании рабочего

времени, за что взыскивали с мастеров и бригадиров.

Важное значение имеет также учет времени работы

оборудования. Строгий учет всегда велся на наших текстильных

и химических предприятиях. Между тем в машиностроении и

металлообработке такой учет отсутствовал. Еще раз обратимся

к практике работы предприятий сша.

Ежедневно у каждого станка или агрегата находится

ведомость, в которой отмечаются простои оборудования. В

упрощенном виде строение этой ведомости можно представить

следующим образом: дддддддддвдддддддддддддвддддддддддддвдддддддддддддддвдддддддддддвдддддддддддвддддддддї

причины і поломка і поломка і отсутствие і неподача і отсутствиеі другие і

простоя і оборудованияі инструментаі электроэнергииі материалові работника і причиныі

время і і і і і і і

і і і і і і і дддддддддідддддддддддддіддддддддддддідддддддддддддддідддддддддддідддддддддддідддддддді

8 -9 і 45 минут і і і і і і

часов і і і і і і і дддддддддідддддддддддддіддддддддддддідддддддддддддддідддддддддддідддддддддддідддддддді

9 -10 і і і і 12 минут і і і

часов і і і і і і і дддддддддідддддддддддддіддддддддддддідддддддддддддддідддддддддддідддддддддддідддддддді

10 - і і і і і і і

11часов і і і і і і і дддддддддідддддддддддддіддддддддддддідддддддддддддддідддддддддддідддддддддддідддддддді

и т.Д. і і і і і і і Дддддддддбдддддддддддддбддддддддддддбдддддддддддддддбдддддддддддбдддддддддддбддддддддщ

из ведомости начальник цеха, например, может узнать о

причинах и продолжительности простоев. Эти данные,

сконцентрированные в различных аспектах (по причинам,

станкам, отдельным месяцам), представляют ценную информацию

для последующего анализа и принятия решений.

Из данных оперативного учета можно получить сведения о

ежедневном выпуске продукции и ее качестве. Поскольку

оперативное планирование и оперативный учет на предприятиях

никто не отменял, то на нормально работающем предприятии

ведется учет ежесуточного и нарастающим итогом ежедекадного

и месячного выпуска продукции (в сравнении с плановыми

показателями за эти же отрезки времени). Данные учета

выпуска продукции, если это не оборонное или другое режимное

предприятие, не являются секретными. Более того, обычно они

ежедневно заносятся на демонстрационную доску у входа на

предприятие, с тем чтобы весь коллектив знал, как идет

работа.

В прежние годы выпуск продукции по декадам согласно

оперативной отчетности иногда распределялся следующим

образом: в первую декаду - 10%, во вторую - 20%, в третью

- остальные 70%. О качестве продукции в таких условиях

известно всем: опытные покупатели всегда избегали

приобретать в магазинах товары, изготовленные в третьей

декаде, особенно последнего месяца квартала или года.

Сегодня, в условиях общего падения производства,

ритмичность выпуска продукции во многом зависит от внешних

факторов: выполнения договоров поставок, работы транспорта,

платежной дисциплины и т.Д. Тем не менее всегда следует

поинтересоваться, не были ли прежде характерными для данного

предприятия штурмовщина и массовый брак в конце месяца? если

такое наблюдалось и в прошлом, то это, как правило,

неискоренимо.

(Продолжение следует)

с. Стуков, л. Стуков